KLASIFIKASI

Sebelum menentukan sistem klasifikasi, analisislah fungsi organisasi dimana Anda bekerja ! Apabila Anda belum bekerja bisa mencari lewat internet salah satu institusi tsb Identifikasikanlah jenis arsip yang dikelola pada institusi dimana Anda bekerja !, Apabila Anda belum bekerja bisa mencari lewat internet salah satu institusi tsb Buatlah sistem klasifikasi lengkap, terdiri dari unsur fasilitatif dan substantif di sebuah instansi yang Anda kenal atau instansi dimana Anda bekerja saat ini

Tugas Praktik Judul Tugas: “Optimalisasi Sistem Penyimpanan dan Akses Arsip Fisik dan Digital pada Unit Kerja/Komunitas Mahasiswa” Tahap 1: Pemetaan Sistem Penyimpanan yang Ada Aktivitas yang Harus Dilakukan: 1. Pemilihan Lokus: Pilih satu lingkungan yang dapat Anda akses (kantor, UKM, organisasi kemasyarakatan, atau rumah tangga). 2. Pelacakan Arsip (Records Tracking): · Fisik: Pilih satu jenis arsip (e.g., surat masuk/keluar, invoice, laporan bulanan, proposal kegiatan). Lacak perjalanannya dari saat arsip itu dibuat/diterima hingga disimpan. Di meja siapa saja arsip itu berada? Di lemari/rak mana disimpannya? · Digital: Pilih satu jenis dokumen digital (e.g., laporan dalam format Word/Excel, scan dokumen). Lacak bagaimana dokumen itu dinamai, di folder mana disimpan, dan bagaimana cara orang menemukannya kembali. 3. Dokumentasi Sistem Saat Ini: Gambarkan alur dan sistem penyimpanan yang ada tersebut secara visual (bisa menggunakan diagram alur sederhana atau tabel). Catat masalah yang Anda amati (e.g., penamaan file tidak konsisten, folder berantakan, arsip fisik menumpuk di meja tanpa klasifikasi). Luaran (Output): Laporan Pemetaan (2-3 halaman) berisi: · Deskripsi lokus dan jenis arsip yang dilacak. · Diagram/penjelasan visual alur dan sistem penyimpanan yang ada. · Daftar awal masalah efisiensi dan aksesibilitas yang teridentifikasi.